Catatan Pembentukan PPID Bawaslu Kab-Kota

Kegiatan sosialisasi dan pengarahan pembentukan PPID, dilaksanakan pada hari Rabu – Kamis, 6-7 Nov 2019, bertempat di Hotel Fave Cilacap, Pemateri Muhammad Rafiuddin sebagai Kordiv Humas dan Hubal Bawaslu Prov. Jateng, dan Deytri Tim Asisten Bawaslu RI, Sahdu sebagai Kasubag Hukum Bawaslu Jateng, dan FX. Handoko sebagai Komisi Informasi Provinsi Jawa Tengah, peserta Bawaslu Kab/Kota Se-Jawa Tengah, Bawaslu Kota Semarang dihadiri oleh Naya Amin Zaini, Dwi Ariyanto dan Diera Mayang.

Substansi materi pertama tentang apa yang disampaikan adalah Sebenarnya kita memang harus menunggu SOTK yang baru, tapi kita mendorong kab/kota untuk tetap membentuk PPID karena hal ini sudah mendesak. PPID yakni untuk - melayani publik, dan - menyelamatkan data dan informasi. Pernah suatu ketika ada satu mahasiswa yang datang kepada kami meminta data Pemilu 2014, tetapi kita tidak memilikinya. Karena itu kita menggenjot agar PPID ini segera terbentuk, apalagi Pemilu 2019 juga belum lama berakhir sehingga semua data itu masih hangat tersimpan. Apakah kita harus menunggu SOTK yang baru. Sementara kebutuhan layanan informasi publik sudah sangat mendesak.

Substansi materi kedua tentang terbentuklah PPID dengan 2 posisi (atasan PPID dan PPID) diisi oleh personil yang mendekati kriteria sebagaimana ketentuan dalam Perbawaslu sambil menunggu SOTK yang baru. Kelola informasi sesuai keterbukaan informasi, dan pelayanan informasi sesuai keterbukaan informasi. Ke depannya PPID akan diurus divisi hukum, meskipun sampai dengan hari ini di RI masih dikelola oleh humas. Kabarnya kehumasan besuk juga akan masuk divisi hukum datin. Tips PPID yakni : - banyak informasi yang ditata rapi, dan - pembuatan standar layanan dan harus dijalankan. Sarana yakni : 1. Kotak pengaduan, 2. Meja kursi layanan informasi, 3. Formulir permintaan informasi, 4. Formulir pengajuan keberatan, 5. Formulir pemberitahuan, 6. Tanda terima permohonan, 7. Formulir penolakan permohonan, 8. Maklumat l pelayanan, 9. Prosedur dan hak pemohon, 10. Daftar informasi publik, 11. Buku registrasi, 12. Banner PPID, 13. Komputer, 14. Jadwal pelayanan, 15. Audio visual layanan informasi, 16. Telephone/fax.

Substansi materi ketiga tentang Informasi di Ruang Pelayanan yakni : - maklumat pelayanan informasi, - jadwal pelayanan informasi, - hak-hak pemohon informasi, - kewajiban pemohon informasi, - prosedur pelayanan informasi, - nama petugas piket desk pelayanan, - biaya pelayanan informasi, - struktur PPID, - kalender pelayanan informasi agar pelayanan tidak melebihi batas waktu yang ditetapkan. Media Layanan yakni : - datang langsung ke kantor, - surat (pos), - surat elektronik, - form online (permohonan + keberatan), - aplikasi, - fax, - WhatsApp, - telepon. Website yakni : Ikut web utama atau terpisah? Dalam hal ini kami serahkan kepada bpk/ibu sekalian. Tapi jika di Jateng kami buat terpisah. (Sementara menurut Handoko Agung Saputro alias Gendon, sebaiknya PPID tidak dibuat terpisah dengan web utama Bawaslu, karena masyarakat lebih mengenal web Bawaslu daripada PPID, istilah PPID masih agak asing ditelinga masyarakat.). Pemohon yakni : - Warga Negara (KTP), - badan publik (AD, ART, pengesahan), - kelompok (KTP, surat kuasa). Daftar Informasi Publik (DIP) yakni : - informasi kelembagaan, - informasi Pemilu/Pilkada. DIP tetap satu, tapi harus memuat 2 hal di atas. Informasi Pemilu yakni : a. Informasi Umum. Respon PPID 10+7 hari, keberatan 30 hari, tanggapan Atasan PPID 30 hari, b. Informasi Pemilu. Respon PPID 3+2 hari, keberatan 30 hari, tanggapan Atasan PPID 3 hari. Bagaimana pelayanan wawancara media? Pelayanan informasi kepada wartawan jangan menggunakan ketentuan dalam PPID, tapi arahkan saja ke bagian humas. Dalam konteks ini kita menerapkan ketentuan UU Pers No. 40 thn 99. Bahwa agenda kedepan yakni : - menyusun laporan layanan informasi, - SAQ (self assessment questionnaire) suatu pertanyaan untuk dijawab secara personal dan rahasia, hal ini agar dapat diketahui secara mendalam persoalan yang diketahuinya.

Substansi materi keempat tentang dasar hukum yakni : 1. UU 14/2008: KIP, 2. PP 61/2010: Pelaksanaan UU KIP, 3. Perki 1/2010: Standar Layanan Informasi, 4. Perki 1/2014: Standar Layanan dan Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Pemilu, 5. Perki 1/2017: pengklasifikasian informasi, 6. Perbawaslu 10/2019: Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik. Keterbukaan Informasi Publik yakni Sebuah kondisi dimana hak masyarakat atas informasi publik terpenuhi melalui 2 hal: 1. Keterbukaan di Badan Publik. Secara pro aktif (pengumuman) maupun permintaan. 2. Adanya hak publik untuk mengajukan sengketa jika tidak mendapatkan informasi publik yang diinginkan dihalang-halangi atau pelayanan buruk.

Substansi materi kelima tentang dasar hukum hak publik memperoleh Informasi yakni : 1. UUD 1945 ps. 28 F, 2. UU 39/1999 ps. 18 (1) dan (2), 3. UU 12/2005 ps. 19 (2), 4. UU 14/2008. Kewajiban Membentuk PPID yakni  Berdasarkan Pasal 13 UU 14/2008 tentang KIP, PPID wajib dibentuk untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik (ayat 1 huruf a); dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dibantu oleh pejabat fungsional (ayat 2). Tanggung jawab PPID yakni : 1. Pendokumentasian, 2. Pelayanan Inforrmasi, 3. Klasifikasi Informasi, 4. Pemutakihiran DIP, 5. Publikasi Informasi, 6. Pengelolaan informasi di kecualikan, 7. Pembuatan laporan layanan, 8. Penanganan sengketa.

Substansi materi keenam tentang klasifikasi informasi yakni :  1. Informasi yg wajib disediakan dan diumumkan dengan : - Informasi yg wajib diumumkan secara berkala, - Informasi yang wajib diumumkan secara serta-merta, - Informasi yang wajib disediakan setiap saat. 2. Informasi yg dikecualikan, dengan : Penyiapan Layanan Informasi yakni : 1. Meja & Informasi Pelayanan, 2. Formulir permintaan informasi, 3. Formulir pengajuan keberatan, 4. Formulir pemberitahuan, 5. Tanda terima permohonan, 6. Formulir penolakan permohonan 7. Buku Registrasi, 8. Maklumat Pelayanan, 9. Prosedur dan hak Pemohon, 10. Daftar Informasi Publik, 11. Petugas Pelayanan, 12. Jadwal Pelayanan, 13. Pernyataan Pelayanan Gratis. Penyebab Struktur PPID Tidak Berfungsi : 1. Struktur PPID dibentuk hanya sebatas formalitas, 2. Rendahnya Komitmen ttg implementasi keterbukaan informasi, 3. Tidak adanya SOP yg mengatur pengelolaan dan pelayanan informasi, 4. Kurangnya anggaran, SDM dan Sarpras, 5. Tidak adanya peningkatan kapasitas secara berkala, 6. Tidak adanya pengawasan dan evaluasi secara berkala, 7. Tidak sinergisya antara Komisioner dengan Sekretariat, 8. Kuatnya budaya birokrasi yang tertutup. Ketentuan Pidana yakni : Silahkan lihat Pasal 51, 52, 53, 54 dan pasal 55.

Substansi materi ketujuh tentang realisasi pembentukan PPID agar direalisasikan semaksimal mungkin dan paling lambat Januari 2020 Bawaslu Kab/Kota sudah membentuk PPID berarti kita hanya butuh waktu 1,5 bulan dalam membentuk PPID ini. Kemudian dilakukan RTL: 1. Tetapkan SK PPID. Soal 2 posisi yaitu atasan PPID dan PPID apabila ketersediaan figur belum sesuai Perbawaslu maka isilah yang mendekati kriteria, 2. Susun Daftar Informasi Publik (berkala, serta merta, setiap saat) yang disesuaikan dengan  informasi kelembagaan + pemilu/pilkada. Lakukan ATM yaitu amati, tiru, dan modifikasi, 3. Susun SOP-SOP. SOP pelayanan informasi, sop keberatan, sop pengumpulan, pengelolaan dan pendokumentasian informasi, dll, 4. Buatlah berbagau formulir pelayanan informasi, silahkan lihat di lampiran perbawaslu 10/2019 dalam bentuk form online atau aplikasi, standar minimalnya dalam bentuk hardcopy, 5. Siapkan sarana dan prasarana. Minimal meja layanan, MMT/banner, buku register, 6. Buatlah website PPID. Bisa menginduk web utama atau web sendiri, 7. Deadline November 2019 PPID harus sudah disiapkan, 8. Bulan Desember akan dilakukan review oleh Bawaslu Prov, 9. Januari 2020 PPID Kab/kota sudah terbentuk.